箇条書き5つのコツ。まずは深さと長さをそろえる。

最近、箇条書きに句読点が必要かどうか質問を受けました。
箇条書きにおいては、句読点が不要なくらい項目を短くまとめることが先決です。
記者手帳などの指南書では「句読点は不要」となっています。
しかし、どうしても長くなるのだったら、付けてOK、ただし付けるなら全項目に付けましょうね。

箇条書きのルールを知っていれば、迷いも少ないはず。
そこで今日は箇条書きのコツをお伝えします。

 

箇条書きをするのはなぜ？

仕事でもプライベートでもよく使う、ご案内文の「記」を例に取り説明しますね。

ある講習会のご案内、こんなふうだったらどうでしょう？

○○の講習会を実施いたします。○月○日の○時〜○時です。場所は、本社の○階ホールです。当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。テーマは「○○について」で、著書『○○○○』がベストセラーに！○○○○で有名な○○○○氏が講師です！会費は○○○○円です。参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込んでください。

こんなお知らせが来たらクラクラしてしまいますよね（笑）
そこで箇条書きの登場です。
伝えたいことが3つ以上になる場合は箇条書きスタイルが向いています。
では、内容別に箇条書きにしてみますよ。

・日時：○月○日の○時〜○時
・場所：本社の○階ホール（当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています）
・テーマ：「○○について」
・講師：著書『○○○○』がベストセラーに！○○○○で有名な○○○○氏
・会費：○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。

＊注意「下記の通り」は縦書きの場合は「左記の通り」となります。

さて、ここで違和感を覚えた人は文章のセンスがある人です。
箇条書きのコツを踏まえて、見てみましょう。

 

箇条書きのコツ
１　タイトルを付ける
２　深さを揃える
３　長さを揃える
４　言い回しを揃える
５　見た目を美しく整える

 

コツ１　タイトルを付ける

何の項目なのか、箇条書きの上にタイトルを付けましょう。
上記の「箇条書きのコツ」がそれに当たります。

先ほどの講習会の案内であれば、「講習会要項」または「要項」となります。
ご案内文の場合はそこが「要項」であることは明白なので「記」とすることもあります。
とにかく、他の文と区別しますという記述が必要なのです。

例　タイトルを付ける場合

講習会要項
・日時：○月○日の○時〜○時
・場所：本社の○階ホール （当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています）

・テーマ：「○○について」
・講師：著書『○○○○』がベストセラーに！○○○○で有名な○○○○氏
・会費：○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて 総務課に申し込むこと。

例　記事の中で前文や本文と分ける場合

　ー記ー
・日時：○月○日の○時〜○時
・場所：本社の○階ホール（当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています）
・テーマ：「○○について」
・講師：著書『○○○○』がベストセラーに！○○○○で有名な○○○○氏
・会費：○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。

 

コツ２　深さを揃える

この項目を見てみましょう。
・講師：著書『○○○○』が有名。○○○○で有名な○○○○氏
講師の方について、略歴を記載しています。気持ちは分かります（笑）
しかし、他の項目と深さが違います。
もし、こちらに揃えるのであれば、テーマについても簡単に説明しなくてはいけません。
どこまで詳しく言うかについて、レベルを揃える必要があります。
それが「深さを揃える」ということです。

・私が好きなのは、サッカーと、テニスと、イチロー選手！

深さが揃っていない文の違和感を覚えられるようにしたいですね。

講師略歴は、箇条書きから出して、深さを揃えてみました。

　ー記ー
・日時：○月○日の○時〜○時
・場所：本社の○階ホール（当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています）
・テーマ：「○○について」
・講師：○○○○氏
・会費：○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。

【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……

お？感じ良くなってきましたね。

 

コツ３　長さを揃える

もう気がついた人もいるかと思いますが、次の2項目は長いですよね。

・場所：本社の○階ホール（当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています）
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。

もちろん、大事な情報ですから、伝えなくてはいけません。
そういう場合には、箇条書きの方からはずし、本文の方に「注意」として加えましょう。
読み手も「この講習会に関して気をつけなければいけないこと」についてまとめて書かれていた方が分かりやすいのです。
持ち物などを提示する時も同じ。注意してほしいことがあれば、箇条書きより下にまとめて書きましょう。

　ー記ー
・日時：○月○日の○時〜○時
・場所：本社の○階ホール
・テーマ：「○○について」
・講師：○○○○氏
・会費：○○○○円

【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……

注意
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
・当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。

 

コツ４　言い回しを揃える

これは最初に直せる人が多いと思いますが、チェック項目として入れておくと、まさかの見落としを避けることができます。

・日時：○月○日の○時〜○時
・場所：本社の○階ホール

この記の場合、他の項目の言い回しは、名詞の言い切りになっています。助詞もありません。
なので、この2項目の「の」が不要です。
助詞や接続詞はなるべく省きましょう。
それだけでぐっと形式が揃います。

　ー記ー
・日時：○月○日○時〜○時
・場所：本社○階ホール
・テーマ：「○○について」
・講師：○○○○氏
・会費：○○○○円

【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……

講習会に関する諸注意
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
・当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。

 

コツ５　見た目を美しく整える

項目に数字を打ったり、タブで行頭を揃えたり、全体の文よりインデントを下げたりします。
最初にこの作業をすると、思わぬところで改行タグ等が入ったりする可能性があるので、コツ１からコツ４までを全てきちんと揃えてから、この作業をしましょう。

　ー記ー
１　日時：○月○日○時〜○時
２　場所：本社○階ホール
３　テーマ：「○○について」
４　講師：○○○○氏
５　会費：○○○○円

【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……

講習会に関する諸注意
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
・当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。

 

さっそく実践！

講習会のご案内を出す機会が、早々にあればいいのですが、そうもいきませんよね。
そんな時は、毎日のメモやToDoListで練習してみましょう。
これで、箇条書きを練習するしくみ作り完成です！
慣れてくると、人の箇条書きに違和感を覚えるようになります。
そのレベルになれるといいですね。