文章力養成コーチ ゆか先生の「書きまくるトレーニング」 徒然なるまま かきまくれっ!

国語について、そして書くことについて、つづっています。

箇条書き5つのコツ。まずは深さと長さをそろえる。

2017年3月10日

最近、箇条書きに句読点が必要かどうか質問を受けました。
箇条書きにおいては、句読点が不要なくらい項目を短くまとめることが先決です。
記者手帳レベルの指南書では「句読点は不要」となっています。
しかし、どうしても長くなるのだったら、付けてOK、ただし付けるなら全項目に付けましょうねと、アドバイスしました。

そういう個別のアドバイスもできますが、ルールを知っていれば、迷いも少ないはず。
そこで今日は箇条書きのコツをお伝えします。

 

箇条書きをするのはなぜ?

仕事でもプライベートでもよく使う、ご案内文の「記」の部分で説明しますね。

ある講習会のご案内、こんなふうだったらどうでしょう?

○○の講習会を実施いたします。○月○日の○時〜○時です。場所は、本社の○階ホールです。当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。テーマは「○○について」で、著書『○○○○』がベストセラーに!○○○○で有名な○○○○氏が講師です!会費は○○○○円です。参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込んでください。

こんなお知らせが来たらクラクラしてしまいますよね(笑)
そこで箇条書きの登場です。
項目が3つ以上になる場合は箇条書きが必須です。

・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール(当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)
・テーマ:「○○について」
・講師:著書『○○○○』がベストセラーに!○○○○で有名な○○○○氏
・会費:○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。

*注意「下記の通り」は縦書きの場合は「左記の通り」となります。

さて、ここで違和感を感じた人は文章のセンスがある人です。
箇条書きのコツを踏まえて、見てみましょう。

 

箇条書きのコツ
1 タイトルを付ける
2 深さを揃える
3 長さを揃える
4 言い回しを揃える
5 見た目を美しく整える

 

コツ1 タイトルを付ける

何の項目なのか、箇条書きの上にタイトルを付けましょう。
上記の「箇条書きのコツ」がそれに当たります。

先ほどの講習会の案内であれば、「講習会要項」または「要項」となります。
ご案内文の場合はそこが「要項」であることは明白なので「記」とすることもあります。
とにかく、他の文と区別しますという記述が必要なのです。

例 タイトルを付ける場合

講習会要項
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール (当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)

・テーマ:「○○について」
・講師:著書『○○○○』がベストセラーに!○○○○で有名な○○○○氏
・会費:○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて 総務課に申し込むこと。

例 記事の中で前文や本文と分ける場合

 ー記ー
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール(当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)
・テーマ:「○○について」
・講師:著書『○○○○』がベストセラーに!○○○○で有名な○○○○氏
・会費:○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。

 

コツ2 深さを揃える

この項目を見てみましょう。
・講師:著書『○○○○』が有名。○○○○で有名な○○○○氏
講師の方について、略歴を記載しています。気持ちは分かります(笑)
しかし、他の項目と深さが違います。
もし、こちらに揃えるのであれば、テーマについても簡単に説明しなくてはいけません。
どこまで詳しく言うかについて、レベルを揃える必要があります。
それが「深さを揃える」ということです。

・私が好きなのは、サッカーと、テニスと、イチロー選手!

深さが揃っていない文の違和感を感じられるようにしたいですね。

講師略歴は、箇条書きから出して、深さを揃えてみました。

 ー記ー
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール(当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)
・テーマ:「○○について」
・講師:○○○○氏
・会費:○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。

【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……

お?感じ良くなってきましたね。

 

コツ3 長さを揃える

もう気がついた人もいるかと思いますが、次の2項目は長いですよね。

・場所:本社の○階ホール(当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。

もちろん、大事な情報ですから、伝えなくてはいけません。
そういう場合には、箇条書きの方からはずし、本文の方に「諸注意」として加えましょう。
読み手も「この講習会に関して気をつけなければいけないこと」についてまとめて書かれていた方が分かりやすいのです。
持ち物など、他に注意してほしいことがあれば、ここに合わせて書いても良いでしょう。

 ー記ー
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール
・テーマ:「○○について」
・講師:○○○○氏
・会費:○○○○円

【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……

講習会に関する諸注意
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
・当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。

 

コツ4 言い回しを揃える

これは最初に直せる人が多いと思いますが、チェック項目として入れておくと、まさかの見落としを避けることができます。

・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール

この記の場合、他の項目の言い回しは、名詞の言い切りになっています。助詞もありません。
なので、この2項目の「の」が不要です。
助詞や接続詞はなるべく省きましょう。
それだけでぐっと形式が揃います。

 ー記ー
・日時:○月○日○時〜○時
・場所:本社○階ホール
・テーマ:「○○について」
・講師:○○○○氏
・会費:○○○○円

【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……

講習会に関する諸注意
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
・当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。

 

コツ5 見た目を美しく整える

項目に数字を打ったり、タブで行頭を揃えたり、全体の文よりインデントを下げたりします。
最初にこの作業をすると、思わぬところで改行タグ等が入ったりする可能性があるので、コツ1からコツ4までを全てきちんと揃えてから、この作業をしましょう。

 ー記ー
1 日時:○月○日○時〜○時
2 場所:本社○階ホール
3 テーマ:「○○について」
4 講師:○○○○氏
5 会費:○○○○円

【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……

講習会に関する諸注意
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
・当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。

 

さっそく実践!

講習会のご案内を出す機会が、早々にあればいいのですが、そうもいきませんよね。
そんな時は、毎日のメモやToDoListで練習してみましょう。
これで、箇条書きを練習するしくみ作り完成です!
慣れてくると、人の箇条書きに違和感を覚えるようになります。
そのレベルになるといいですね。

今日のToDoList(実話)
・ブログをアップする
・メールを読んだ感想をSNSに投稿する
・5年生と6年生の答案を添削する
・大人の作文を添削する
・コラム記事を添削する
・家族の夕飯を作る
・打ち上げ会場の下見に行く(上野)
・施設の利用研修を受ける(五反田)
・教育相談を実施する(品川)

※ ToDoListは「何をどうする」を書くものなので、助詞を入れています。
※ ToDoListなので、時系列に並べています。緊急度の高い順*で書く場合もあります。

 

ヒント
並列項目の並べ方

1 時系列で並べる(古→新)
2 空間的な位置で並べる(上→下、右→左、北→南)
3 大きい順、多い順で並べる(大→小、多→少 またはその逆)
4 五十音順、アルファベット順で並べる(あ→ん、A→Z)

さあ、リストアップして頭は整頓されましたが、忙しいには忙しいです!(笑)

 

写真:
http://www.city.toyokawa.lg.jp/saijibunka/rekishi/rekishikaido/siseki/akasakajuku.html

お問い合わせ